Livro Tombo - Decreto 135/2009

DECRETO Nº. 135/2009
DATA: 19 de outubro de 2009
SÚMULA: Aprova a Instrução Normativa nº. 29/2009, que
estabelece normas gerais a serem observadas na
execução de baixa patrimonial.
JUAREZ COSTA, PREFEITO MUNICIPAL DE
SINOP, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe são
conferidas e objetivando a operacionalização do Sistema de Controle Interno do
Município, no âmbito do Poder Executivo,
DECRETA:
Art. 1º. Os procedimentos de baixa patrimonial realizados
pelos órgãos do Poder Executivo de Sinop obedecerão aos critérios e normas estabelecidos
na Instrução Normativa n. 029/2009, aprovada por este decreto.
Art. 2°. Os órgãos e entidades da administração indireta,
como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, à
referida Instrução Normativa.
Art. 3º. Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI prestar
os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste Decreto.
Art. 4°. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE SINOP.
ESTADO DE MATO GROSSO.
EM, 19 de outubro de 2009.
JUAREZ COSTA
Prefeito Municipal
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ESTADO DE MATO GROSSO - PREFEITURA MUNICIPAL DE SINOP
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 29/2009
Versão: 01
Aprovação em: 19/10/2009
Ato de aprovação: Decreto nº. 135/2009
Unidade Responsável: Secretaria de Administração – Departamento de Patrimônio
I – FINALIDADE
Normatizar os procedimentos de baixa de bens móveis e imóveis, decorrentes de venda,
doação, dação em pagamento, permuta, inutilização, extravio, roubo ou furto.
II – ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações direta e indireta.
III – CONCEITOS
1. Alienação: consiste na transferência do poder sobre o bem para novos proprietários
externos ou não ao Poder Público.
2. Bem alienável: é o bem móvel ou imóvel inservível ao município.
3. Bem inservível: é o bem considerado ocioso, cuja recuperação é antieconômica ou
impossível, não sendo, portanto, mais viável sua utilização em qualquer atividade relacionada
ao serviço prestado.
4. Bem ocioso: é o bem que se encontra em perfeitas condições de uso, mas não está sendo
utilizado.
5. Bem irrecuperável: é o bem que não pode mais ser utilizado para o fim a que se destina
devido à perda de suas características.
6. Bem Antieconômico: quando sua manutenção for excessivamente onerosa, ultrapassando
50% de seu valor atualizado a preço de mercado.
IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR
Os instrumentos legais que fundamentam essa Instrução Normativa compreendem os artigos
116 da Lei Orgânica de Sinop, 94 da Lei n. 4320/1964 e 17 da Lei 8666/1993.
V – RESPONSABILIDADES
1. Do chefe do Poder Executivo Municipal e dos Diretores das Autarquias
Municipais
· Nomear através de Portaria, Comissão de Avaliação Patrimonial, composta de três (3)
servidores efetivos, sob a presidência de um deles, e entre os quais não deverão estar
lotados no Departamento de Patrimônio, para respeitar o princípio da segregação de
funções;
· Analisar processo de solicitação de baixa;
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· Manifestar-se sobre o destino a ser dado ao bem, e em caso de apontamento para
alienação, encaminhar cópia de todo o processo ao legislativo;
· Abrir Sindicância;
· Instaurar Processo Administrativo Disciplinar.
2. Dos servidores/usuários dos bens patrimoniais
· Comunicar ao Chefe Imediato a obsolência do bem;
· Comunicar ao responsável do setor sobre ausência de bens patrimoniais.
3. Do Chefe Imediato/Responsável pelo Setor
· Encaminhar ofício ao Secretário da Pasta, solicitando a transferência do bem para o
Departamento de Patrimônio, justificando o ato;
· Providenciar Boletim de Ocorrência, junto a Delegacia de Polícia, em casos de roubo,
furto ou extravio de bens de sua responsabilidade;
· Comunicar ao Departamento de Patrimônio a ocorrência da ausência do bem
patrimonial, e se for o caso, enviar cópia do Boletim de Ocorrência;
· Solicitar ao Prefeito abertura de Sindicância;
· Manter a fiscalização contínua e rigorosa sobre os bens sob sua responsabilidade,
cobrando de seus subordinados que zelem pelos materiais por eles utilizados, sendo
responsável, ainda, pelos danos causados por má conservação dos bens móveis e
equipamentos.
4. Do Secretário da Pasta
· Encaminhar ofício à Secretaria de Administração e ao Departamento de Patrimônio
comunicando a necessidade de transferência do bem ao Setor;
· Comunicar da mesma forma, quando da substituição do responsável pela guarda dos
bens daquele setor/sala/departamento.
5. Da Câmara Municipal
· Apreciar e legislar sobre as matérias de competência do Município, em especial à
alienação e concessão de bens imóveis.
6. Do Departamento de Patrimônio
· Certificar-se do desinteresse das demais unidades executoras acerca da utilização do
bem, se for o caso, e somente após isso iniciar o procedimento de baixa do bem;
· Comunicar à Comissão de Avaliação Patrimonial sobre a intenção de baixa do bem;
· Agregar todos os documentos referentes ao processo de baixa patrimonial – ofícios,
pareceres – e encaminhá-los ao Prefeito Municipal para análise;
· Numerar os processos de baixa em ordem seqüencial;
· Promover a baixa patrimonial no sistema;
· Recolher e arquivar cópias de documentos referentes ao processo de baixa
patrimonial;
· Encaminhar, no prazo máximo de 15 (quinze) dias, relatório ao Departamento de
Contabilidade sobre os bens baixados do sistema patrimonial, para que sejam
efetuados os registros contábeis devidos;
· Organizar processo de baixa de bens patrimoniais;
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· Realizar baixa de bem, mediante prévia autorização do Prefeito Municipal.
7. Da Comissão de Avaliação Patrimonial
· Realizar avaliação do bem discriminado como inservível, atestando o real estado de
conservação do bem;
· Emitir parecer técnico;
· Encaminhar parecer técnico ao Departamento de Patrimônio, requerendo, se possível,
laudos técnicos sobre os bens fora de uso, e opinando sobre o valor dos bens obtidos;
· Elaborar relatório circunstanciado quanto à destinação dos bens.
8. Do Departamento de Contabilidade
· Efetuar os registros contábeis referentes ao bem patrimonial baixado.
9. Da Unidade de Controle Interno
· Orientar, quando solicitado, quanto à legalidade e economicidade do ato;
· Aplicar check lists de controle.
VI – PROCEDIMENTOS
A baixa dos bens patrimoniais permanentes inservíveis à Instituição decorrerá de
venda, doação, dação em pagamento, permuta, inutilização ou abandono. A baixa ainda
poderá ser realizada em caso de furto, roubo ou extravio de bens patrimoniais.
A Baixa Patrimonial deve compreender os seguintes procedimentos:
1. Do Bem Permanente Inservível
1.1 Sendo o bem considerado obsoleto ou não havendo interesse em utilizá-lo onde se
encontra, mas estando, ainda, em condições de uso, o usuário deverá, primeiramente,
comunicar ao Chefe Imediato, que encaminhará ofício ao Secretário da Pasta a fim de solicitar
a transferência do bem ao Departamento de Patrimônio.
1.2 No ofício deve conter justificativa bastante detalhada do bem a ser baixado, além de
informações necessárias que caracterizem o bem, como o número de tombamento patrimonial,
o local, o responsável pelo uso do bem e o valor atual do bem.
1.3 O Secretário da Pasta, por sua vez, deverá encaminhar ofício ao Departamento do
Patrimônio solicitando Disponibilização do Bem, e transferência de responsabilidade ao
Departamento de Patrimônio.
1.4 Somente após certificado do desinteresse de todas as Secretarias da Administração
Pública pelo bem disponível, o Departamento de Patrimônio poderá iniciar o processo de
alienação do bem.
1.5 Esse procedimento receberá parecer técnico por intermédio da Comissão de Avaliação
Patrimonial, que deverá certificar o real estado de conservação do bem.
1.6 Sempre que necessário, o parecer técnico da Comissão de Avaliação Patrimonial
deverá vir acompanhado também de um parecer técnico emitido por profissional
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especializado, atestando o estado de conservação do bem e opinando sobre o valor dos bens
tidos como inservíveis.
1.7 O Departamento de Patrimônio, de posse de todos esses documentos, deve montar o
processo de baixa patrimonial, que deverá conter elementos necessários à análise, e submetêlo
ao gestor.
1.8 A numeração do pedido de baixa deverá seguir ordem seqüencial.
1.9 O gestor se manifestará, indicando a forma de alienação do bem, com autorização do
legislativo. Fixada a destinação dos bens inservíveis, será procedida à venda, permuta, dação
em pagamento, doação ou inutilização, lavrando-se o respectivo termo.
1.9.1 No caso da Alienação do bem para Venda:
1.9.1.1 Caso a autorização de alienação tenha indicação para a venda, o processo deverá
seguir os procedimentos enumerados na Instrução Normativa nº. 12/2008, e observar o
princípio constitucional da isonomia e selecionar a proposta mais vantajosa para a
administração, obedecendo às seguintes normas:
I - quando imóveis, a licitação será na modalidade de Concorrência, podendo ser usado o
leilão para alienação de bens cuja aquisição seja derivada de procedimentos judiciais ou de
dação em pagamento.
II - quando móveis, dependerá de licitação na modalidade Leilão, até o limite previsto no art.
23, inciso II, alínea "b" da Lei 8.666/93, e acima desse limite, será na modalidade
Concorrência (art. 17, § 6º da Lei 8.666/93).
1.9.1.2 Os comprovantes de autorização e realização do processo licitatório deverão ser
arquivados também no Departamento de Patrimônio junto ao processo de baixa do bem.
1.9.1.3 O Departamento de Contabilidade encaminhará o relatório contendo as receitas
provenientes da alienação, após isso o departamento de patrimônio procederá a baixa do bem.
1.9.1.4 Em seguida, deverá o Departamento de Patrimônio encaminhar relatório das baixas ao
Departamento de Contabilidade para que sejam efetuados os devidos lançamentos contábeis.
1.9.2 No caso de Permuta:
1.9.2.1 Em caso de bens imóveis, deve haver previamente levantamento e elaboração de
memorial descritivo, croquis e avaliação da área pertencente ao Poder Público, enfim, a
caracterização do bem que poderá ser transferido ao particular na forma de permuta e
respectiva avaliação técnica, assim como, os mesmos elementos que possibilitem avaliar o
imóvel a ser permutado com o ente público municipal.
1.9.2.2 Obtido o consentimento prévio do particular para permutar mediante determinação e
caracterização do bem imóvel, suficientes à composição da permuta pela equivalência de
valores, o processo deverá ser encaminhado pelo gestor à Câmara Municipal para análise e
suposta autorização.
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1.9.2.3 Se a permuta de bem imóvel ocorrer com particular, além da autorização legislativa,
há necessidade de prévia avaliação, dispensada a licitação, neste caso com fundamentada
manifestação do interesse municipal.
1.9.2.4 As operações de permuta de unidades imobiliárias serão sempre realizadas tomando-se
por base o valor de mercado das unidades permutadas e exigindo-se laudo de avaliação,
elaborado por perito, ou por entidade ou empresa especializada.
1.9.2.5 Lavrado o contrato de permuta mediante escritura pública a ser apresentada para o
competente registro imobiliário, em caso de bens imóveis, opera-se a transmissão dos
respectivos domínios.
1.9.2.6 De posse da informação da permuta realizada, o Departamento de Patrimônio deverá
promover a alteração no sistema patrimonial, arquivando os documentos referentes ao
processo.
1.9.2.7 Como nos outros casos, o Departamento de Contabilidade deverá ser comunicado, via
relatório, para que sejam efetuados os devidos lançamentos contábeis.
1.9.3 No caso de Doação:
1.9.3.1 Após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica relativamente à
escolha desta forma de alienação, o gestor poderá autorizar doação de bens móveis, permitida
exclusivamente para fins e uso de interesse social.
1.9.3.2 Em conjunto com o Departamento do Patrimônio, a Administração Pública deve
verificar junto às entidades filantrópicas reconhecidas como de interesse público, se existe
interesse pelos bens móveis.
1.9.3.3 Havendo anuência expressa da entidade filantrópica reconhecida como de interesse
público, o responsável pelo Departamento do Patrimônio encaminhará o procedimento à
Assessoria Jurídica para análise e elaboração da minuta do Termo de Doação de Materiais
Inservíveis.
1.9.3.4 Aprovado juridicamente, e já contendo a minuta do Termo de Doação de Materiais
Inservíveis, os autos serão submetidos ao gestor para efeito de homologação e autorização da
baixa patrimonial, bem como para expedição do Termo de Doação, reproduzindo a minuta.
1.9.3.5 Entregue o bem móvel, o Gestor ou Secretário de Administração, deverá encaminhar
ao responsável pelo Departamento do Patrimônio, cópias do Termo de Doação contendo o
registro de recebimento pela entidade interessada e as identificações patrimoniais, bem como
as plaquetas retiradas dos bens antes do ato de entrega, para que seja promovida a baixa do
patrimônio e o arquivamento do processo.
1.9.3.6 Em seguida, o responsável pelo Departamento do Patrimônio deverá encaminhar o
Termo de Doação ao Departamento de Contabilidade, via relatório, para se efetuar os devidos
lançamentos contábeis.
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1.9.3.7 No caso de bens imóveis a doação dependerá de autorização legislativa para órgãos da
administração direta e entidades autárquicas e fundacionais, e, para todos, inclusive as
entidades paraestatais, dependerá de avaliação prévia e de licitação na modalidade de
concorrência, dispensando esta no caso de doação, exclusivamente para outro órgão ou
entidade da administração pública, de qualquer esfera de governo.
1.9.3.8 Lavrado o contrato de doação mediante escritura pública a ser apresentada para o
competente registro imobiliário, opera-se a transmissão do domínio.
1.9.3.9 De posse da informação da doação realizada, o Departamento de Patrimônio deverá
promover a alteração no sistema patrimonial, arquivando os documentos referentes ao
processo.
1.9.3.10 Como nos outros casos, o Departamento de Contabilidade deverá ser comunicado,
via relatório, para que sejam efetuados os devidos lançamentos contábeis.
1.9.4 No caso de Dação em Pagamento:
1.9.4.1 A alienação por dação em pagamento é a hipótese da Administração entregar um bem
imóvel de sua propriedade, para saldar uma dívida contraída junto a terceiro, mediante prévia
avaliação. Nesse caso, a licitação é dispensável (art. 17, I, a da Lei 8666/93).
1.9.4.2 Do termo de alienação por dação em pagamento constará a especificação do bem, o
valor e data de sua alienação.
1.9.4.3 Após lançados os dados no sistema de patrimônio, deverá ser dado conhecimento ao
Departamento de Contabilidade, via relatório, para sejam efetuados os devidos lançamentos
contábeis.
1.9.5 Inutilização ou Abandono
1.9.5.1 A baixa de bens permanentes inutilizados, relacionados por ocasião do Inventário
Físico Anual será objeto de procedimento administrativo, executado pela Comissão de
Avaliação Patrimonial.
1.9.5.2 A inutilização deverá ser acompanhada por pessoa designada pela Secretaria, de
forma a garantir o seu fiel cumprimento.
1.9.5.3 Nos casos de inutilização serão retirados dos bens inservíveis as partes
economicamente aproveitáveis, porventura existentes, bem como as placas de patrimônio ou
qualquer outro tipo de identificação que relacione o objeto.
1.9.5.4 O processo deverá ser encaminhado ao Departamento de Contabilidade, via relatório,
para que sejam efetuados os devidos lançamentos contábeis.
2. Baixa decorrente de Extravio, Furto e Roubo
2.1 O servidor deverá comunicar ao responsável pelo Setor quando verificar casos de furto,
roubo ou extravio de itens do patrimônio imobilizado.
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2.2 O Responsável pelo setor deverá comparecer à Delegacia de Polícia e providenciar
Boletim de Ocorrência.
2.3 O responsável deverá comunicar o fato imediatamente ao Departamento de Patrimônio,
por meio de ofício que conste a descrição do bem, o número de patrimônio e o original do
Boletim de Ocorrência.
2.4 O responsável deverá solicitar a abertura de processo de Sindicância junto ao Prefeito
Municipal para verificação do fato e apuração do(s) responsável(is), conforme Instrução
Normativa n. 22/2009, aprovado pelo Decreto n. 068/2009 .
2.5 Ultimado o processo de Sindicância, e sendo verificada ocorrência de irregularidade por
parte de servidor(es), a Autoridade competente deverá instaurar Processo Administrativo
Disciplinar para aplicação das penalidades cabíveis ao(s) servidor(es) envolvido(s), incluindo
o ressarcimento ao erário público.
2.6 O processo de sindicância, quando concluído, deverá ser encaminhado ao Departamento
de Patrimônio, para que seja apensado ao processo de solicitação de baixa por extravio, furto
ou roubo. O processo de baixa deverá conter no mínimo: descrição do bem, com identificação
do número de patrimônio; cópia do boletim de ocorrência; parecer e documentos produzidos
pela Comissão de Sindicância designada para apurar o fato; pronunciamento da autoridade
que determinou a realização da Sindicância.
2.7 O Departamento de Patrimônio deverá encaminhar o processo de solicitação de baixa por
extravio, furto ou roubo ao Prefeito Municipal para homologação. Após autorização do
Prefeito, o Departamento de Patrimônio procederá a baixa do bem por furto, roubo ou
extravio.
2.8 O Departamento de Patrimônio deverá encaminhar relatório das baixas efetuadas no
sistema de controle patrimonial ao Departamento de Contabilidade, para fins de baixa no
sistema contábil.
2.9 O Responsável pelo Setor deverá manter, obrigatoriamente, a fiscalização contínua e
rigorosa sobre os bens sob sua responsabilidade, cobrando de seus subordinados que zelem
pelos materiais por eles utilizados, sendo responsável, ainda, pelos danos causados por má
conservação dos bens móveis e equipamentos (art. 94 da Lei 4.320/1964).
VII – CONSIDERAÇÕES FINAIS
1. Todas as unidades executoras da administração pública podem ter bens patrimoniais
disponíveis, os quais permanecem à disposição da Administração para qualquer uso ou
alienação, na forma que a lei autorizar. Em princípio, toda alienação de bem público depende
de lei autorizadora.
2. A baixa de materiais permanentes consiste na inativação do respectivo registro
patrimonial e do Ativo Permanente.
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3. O bem a ser baixado permanecerá guardado em local apropriado, sob
responsabilidade do Responsável pelo Departamento de Patrimônio, até a aprovação da baixa,
ficando expressamente proibido o uso do bem desde o início da tramitação do processo de
baixa até a sua destinação final.
4. As entidades da Administração Indireta, como unidades orçamentárias e órgãos
setoriais do Sistema de Controle Interno do Município, sujeitam-se à observância da presente
Instrução Normativa.
5. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à
Unidade de Controle Interno - UCI.
6. O servidor público que descumprir as disposições desta normativa ficará sujeito à
responsabilização administrativa, civil e penal previstas em lei.
Sinop-MT, 19 de outubro de 2009.
JUAREZ COSTA
Prefeito Municipal
JHONI HELEN CRESTANI
Diretora Executivo do PREVI
JUVENTINO JOSÉ DA SILVA
Diretor Executivo do SAAES
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Anexo 1. Fluxograma de Baixa Patrimonial